Hoe optimaliseer je de facilitaire organisatie?

Hoe bepaal je de juiste (vervolg)stappen bij het toekomstbestendig opzetten en inrichten van je facilitaire organisatie in de zorgsector? De kansenkaart van Draaijer geeft daarbij inzichten.

Hoe blijf je in de analysefase steeds het geheel bekijken en voorkom je dat je in de valkuil stapt van een eenzijdige, ad-hoc-oplossing? Ingeborg Leene en Tiny Kant, adviseurs bij Draaijer, leggen uit hoe de grondige aanpak met de door Draaijer ontwikkelde kansenkaart inzichten geeft die organisaties helpt veranderen en positioneren.

Vaak zoeken organisaties bij problemen of uitdagingen direct naar oplossingen. Ingeborg vertelt: “Een kortetermijnoplossing geeft vaak een langetermijnprobleem. Op een later moment loopt dan alsnog de kwaliteit of flexibiliteit terug. Als opdrachtgever mag je daarom bij jezelf nagaan: wat is nou écht de doelstelling voor onze facilitaire organisatie? Met onze kansenkaart kies je voor een grondige aanpak op verschillende niveaus. We creëren inzicht en overzicht. Met formats en modellen analyseren we interne rollen, verantwoordelijkheden en taken. We bekijken ook de structuur. Hoe is bijvoorbeeld het contract- en leveranciersmanagement? Hoe ziet het financiële plaatje eruit? We verdiepen ons in het bedrijf zelf: de mensen, middelen en systemen. Alle informatie koppelen we steeds aan de organisatievisie, -ambitie en -strategie. Zo ga je steeds dieper de analyse in.”

De grondige aanpak van de kansenkaart

Per organisatie verschilt de vraag of aanleiding voor zo’n diepe analyse. Tiny legt uit: “De aanleiding kan financieel zijn, omdat de organisatie zich genoodzaakt voelt om naar haar eigen bedrijfsvoering en effectiviteit te kijken. Een drijfveer kan ook het optimaliseren van de interne processen zijn, bijvoorbeeld een betere aansluiting tussen ondersteunende diensten en het primaire proces. Soms komen we gedurende het proces tot de conclusie dat de vraag waarmee we de analyse begonnen verandert en dat de situatie om een andere aanpak of oplossing vraagt dan de opdrachtgever aanvankelijk dacht.”

Een analyse met de kansenkaart vindt plaats samen met alle betrokkenen binnen de organisatie. Ingeborg: “Een integrale aanpak is van belang, we analyseren de situatie gezamenlijk en betrekken daarbij alle niveaus: directieleden, teamleden en leveranciers. We staan in én naast de organisatie. Juist facilitaire teams bestaan vaak uit veel details en werkzaamheden die direct bijdragen aan het primaire proces. Facilitaire thema’s zoals schoonmaak en voeding mogen dus gezien worden. Bovendien móet je iedereen wel meenemen als je in een verandertraject draagvlak wilt creëren. Bij opdrachtgevers werken we samen met het facilitaire team, want zij zijn degenen die het werk doen en organiseren. Die samenwerking en betrokkenheid leiden al tot het inzetten van verandering.”

Het geheel integraal bekijken

“Aan de hand van de kansenkaart leggen we aan alle betrokkenen uit waar verschillende niveaus binnen de organisatie elkaar raken en waarom die integrale aanpak zo belangrijk is. De kaart is dus een praatstuk en beschrijft de aanpak van het proces in stappen. We gaan daarbij niet zozeer de verschillende stappen af. De kansenkaart dwingt ons vooral om geen stappen over te slaan, steeds het geheel te blijven bekijken en niet metéén een oplossingsrichting te kiezen en daarmee in de valkuil te stappen van een eenzijdige, ad-hoc-oplossing.” Tiny: “Het lijkt alsof de aanpak draait om processen en structuur, maar de kansenkaart geeft vooral inzicht en helpt een organisatie veranderen en positioneren.”

De analyse geeft inzichten die een organisatie kan gebruiken in de volgende fase: het maken van een inrichtingsplan. We gaan van de stap Richten naar Inrichten. Ingeborg: “We leveren een begrijpelijk rapport op dat voor de betrokkenen herkenbaar is en overzichtelijk maakt welke vervolgstappen nodig zijn. We zetten daarbij een stevige structuur neer die meebeweegt met eventuele veranderingen. Bij een grote organisatorische verandering – bijvoorbeeld een verandering in visie, missie of strategie – helpt het resultaat de organisatie om de verdere inrichting in de toekomst zelfstandig op te pakken. Wij helpen graag bij het inrichten, maar de opdrachtgever bepaalt zelf of hij hier gebruik van maakt. We blijven sowieso graag betrokken in de implementatiefase, bijvoorbeeld door in het eerste jaar elk kwartaal samen te evalueren hoe het gaat.”

Draaijer expertise binnen de zorg

De rol van de facilitaire organisatie binnen de zorg is altijd nauw verweven geweest met die van het primair proces. Huisvesting, voeding en schoonmaak dragen direct bij aan de zorg voor en het welbevinden van de cliënt. Nu de focus in de zorg meer op extramurale voorzieningen komt te liggen en de kosten steeds meer onder druk komen te staan, is een efficiënte, maar ook kwalitatief sterke en flexibele facilitaire organisatie belangrijker dan ooit. Net als de demarcatie met het zorg proces, zodat het primaire proces wordt ontzorgd en de aandacht gaat naar directe zorg aan de cliënt.

Met inzet van de kansenkaart aanpak heeft Draaijer al verschillende zorgorganisaties geholpen in het aansluiten van de facilitaire organisatie op het veranderende primaire proces. Momenteel zijn we betrokken bij Wender en Zorggroep Sint Maarten.

Beeld en tekst: Draaijer

woensdag 14 februari 2024permalink