Een passend werkomgevingsconcept voor het Sophia Kinderziekenhuis

Sinds de zomer van 2022 heeft Aestate het Sofia Kinderziekenhuis (SKZ) ondersteund bij het opstellen van een passend werkomgevingsconcept voor de stafkantoren. Het SKZ is onderdeel van het Erasmus Medisch Centrum (Erasmus MC). 

Het ziekenhuis staat voor de uitdaging meer ruimte te maken voor de zorgtaken, meer specifiek voor operatiekamers (OK), Intensive Care (IC) en de polikliniek. Dit alles moet gebeuren binnen hetzelfde gebouw. Hierbij was de opgave om alle kantoorwerkzaamheden te huisvesten in minder ruimte en tegelijkertijd plek te bieden aan veranderingen in de werkprocessen als gevolg van meer digitaal en op afstand werken en de wens meer ontmoeting te stimuleren. En dit alles binnen een aantal belangrijke randvoorwaarden. Eén van de belangrijkste was dat er binnen de kantooromgeving geen verbouwingen plaatsvinden. De oplossing voor de nieuwe kantoorhuisvesting moet daarmee binnen de huidige wandenstructuur gevonden worden. Bovendien moet het werkomgevingsconcept niet alleen passend zijn voor gebruikers van vandaag, maar ook voor de gebruikers van de toekomst. Hoe hebben onze ontrafelexperts dit vraagstuk aangepakt?  

Vraag en aanbod

Aestate heeft de rol vervuld van vertaler en verbinder tussen de vraag- en aanbodkant. Dit houdt in dat gebruikers – de werknemers van het SKZ – betrokken zijn bij het proces van het opstellen van het werkomgevingsconcept. Daarnaast is de visie van het Erasmus MC meegenomen in het werkomgevingsconcept en is vertaald naar ’tastbare’ uitgangspunten. Op die manier vormt de kantoorhuisvesting van het SKZ een werkomgeving die past in de werkcultuur van het Erasmus MC.  

Toekomstbestendig & Activiteit Gerelateerd Werken 

Eén van de uitgangspunten is dat het werkomgevingsconcept niet alleen geschikt is voor de gebruikers van vandaag, maar ook voor de gebruikers van morgen en overmorgen. Om aan deze eis te voldoen is een toekomstvaste basisstructuur vormgegeven. Dit gekoppeld aan flexibele IT- en los meubilair oplossingen, leidt ertoe dat met enige aanpassingen in gebruik, de werkomgeving aan kan sluiten bij werkprocessen van toekomstige gebruikers. Een ander belangrijk uitgangspunt van het werkomgevingsconcept is ‘Activiteit Gerelateerd Werken’ (AGW). Dat betekent dat de ruimten en bijbehorende faciliteiten afgestemd zijn op de activiteiten binnen het werkproces van de werknemers van het SKZ. Om de toekomstige huisvesting goed aan te laten sluiten bij de vraag vanuit gebruikers, is het aan Aestate om de werkprocessen binnen het SKZ te doorgronden. Hiervoor zijn er interviews, enquêtes, activiteitenregistraties en validatiesessies uitgevoerd met gebruikers van verschillende afdelingen binnen het SKZ.  

Activiteitenregistratie in een dashboard 

In de activiteitenregistratie worden bijvoorbeeld activiteiten geregistreerd als “geconcentreerd bureauwerk”, “gepland 1-op-1 overleg” of “virtueel werken”. Maar ook meer gespecificeerde activiteiten worden meegenomen, zoals “onderzoek doen” of “zorgverlenen ‘aan het bed’, in de poli, in de OK”, et cetera.  Om deze activiteitenregistratie overzichtelijk te krijgen, zijn alle gegevens uit de enquêtes in een digitaal dashboard weergegeven. Verdeeld per ‘functieprofiel’ wordt er zo inzicht gecreëerd in de verdeling van werkzaamheden. Op basis hiervan kan een plan worden opgesteld dat aansluit bij de behoeften van de werknemers binnen het SKZ. Het overzicht van dit dashboard is hieronder weergegeven. 

Activiteitenregistratie weergegeven in het digitale dashboard Naast dat gebruikers aangegeven hebben hoe werkzaamheden zijn verdeeld over hun werkdagen, hebben zij in de enquête bijgehouden op welke locatie en in welke ruimtesoort zij gedurende de week aan het werk zijn. Ook deze informatie is weergegeven in het digitale dashboard en geeft zo inzicht in de bezettingsgraad van het SKZ. Hieronder is de presentatie van de bezettingsgraad te zien.

  Activiteitenregistratie – bezettingsgraad Op basis van deze registraties en de validatiesessies die met diverse functiegroepen georganiseerd zijn is  een bouwstenenmix en een vlekkenplan opgesteld. In afstemming met gebruikers isonderzocht welke inpassing mogelijk is, nabij specifieke voorzieningen, per afdeling en/of per profileringsgebied. 

Dynamiek van de zorg  

In de huisvesting van de zorgsector, zoals bij het Sophia Kinderziekenhuis, is het belangrijk rekening te houden met de sfeer en uitstraling, zowel voor patiënten en ouders als voor medewerkers. Ook werkdruk en de emotionele aspecten van het werk hebben impact op de huisvesting. Zo moet er bijvoorbeeld een plek zijn waar collega’s even tot rust kunnen komen als ze een heftig moment hebben mee gemaakt op de werkvloer en moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid tot urgente zorgverlening op elk moment van de dag. Dit vraagt bovendien om integrale oplossingen, waarin naast fysieke aspecten ook de IT, services en het gebruik en gedrag integraal doordacht en uitgewerkt zijn.

donderdag 22 augustus 2024permalink